Inleiding
Elastic, een wereldwijd technologiebedrijf dat bekend staat om zijn enterprise search en datavisualisatietools, wilde zijn kantoor in Amsterdam herpositioneren als een hybride samenwerkingscentrum. Met een groot deel van het personeel dat op afstand werkt, moest de ruimte verder gaan dan traditionele bureau-indelingen - het moest klantgerichte vergaderingen, all-hands sessies en naadloze hybride samenwerking ondersteunen.
De locatie in Amsterdam werd geselecteerd als model voor toekomstige kantoorlocaties. Daarom stonden systeemconsistentie, kwaliteit en gebruikerservaring centraal in de ontwerpopdracht.
Probleem
Het kantoor had behoefte aan een mix van grote en middelgrote vergaderruimten, elk met ondersteuning voor video en audio van hoge kwaliteit en intuïtieve, platformeigen vergadertools.
De uitdagingen waren onder andere:
-
Ondersteunen van hybride en persoonlijke samenwerking in verschillende soorten ruimtes
-
Het creëren van een consistente gebruikerservaring om de acceptatie van het systeem te bevorderen en de supportlast te verminderen
Het managen van de levering en installatie in een stadscentrum, waar smalle straten en beperkte toegang de logistiek bemoeilijken. -
Het leveren van schaalbare oplossingen die kunnen bijdragen aan wereldwijde standaardisatie binnen de bredere vastgoedportefeuille van Elastic.
Oplossing
De grote vergaderruimte werd uitgerust met een systeem dat was ontworpen voor flexibiliteit, helderheid en volledige dekking:
-
Zoom-conferencing werd afgehandeld via een Mac Mini, gekoppeld aan Crestron-besturing en Lightware HDMI-signaalverlengers voor schoon signaalbeheer.
-
Shure plafondmicrofoons en Sennheiser handhelds zorgden voor zowel vaste als roaming spraakinvoer.
-
Audac audiohardware ondersteunde helder, gebalanceerd geluid in de hele ruimte
-
Een Netgear switch werd gebruikt om AV-over-IP verkeer te beheren en betrouwbare communicatie tussen apparaten te garanderen
-
Twee 98" beeldschermen van Sharp/NEC werden aan de muur bevestigd om de presentatie- en videoconferentiebehoeften te ondersteunen.
In de middelgrote ruimtes:
-
Logitech Rally Bars werden geïnstalleerd als alles-in-één conferentieoplossing, met Tap controllers voor bediening in de kamer en Tap Schedulers bij de ingang om boekingen te beheren
-
Sharp/NEC touchscreens zorgden voor een interactief schermoppervlak en droegen bij aan een uniforme visuele identiteit in de verschillende ruimtes.
Er is training gegeven aan de IT- en facilitaire teams van Elastic, zodat zij de systemen dagelijks kunnen beheren en intern ondersteuningsmateriaal kunnen produceren. De focus lag op het afstemmen van de workflow, zodat gebruikers van de ene naar de andere kamer kon gaan zonder opnieuw interfaces of instellingssequenties te hoeven leren.
Resultaten
Het kantoor van Elastic in Amsterdam functioneert nu als een showcase locatie voor de hybride werkplekstrategie. De combinatie van consistente kamerlogica, betrouwbare AV-prestaties en een doordacht besturingsontwerp heeft geleid tot een sterke gebruikersadoptie en minimale ondersteuningsoverhead.
De ruimte wordt nu gebruikt voor:
-
Klantvergaderingen en demo's
-
Regio-overschrijdende samenwerkingssessies
-
Town halls en interne briefings
-
Informele ontmoetingen en kleinere werkgroepen
De succesvolle oplevering van dit project heeft de Amsterdamse locatie gepositioneerd als het sjabloon voor Elastics wereldwijde kantoorstandaard, waarbij het AV-ontwerp deel uitmaakt van de bredere blauwdruk voor uitrol over toekomstige locaties.