Inleiding
Miller Insurance had een Town Hall-vergaderruimte die op papier aan de verwachtingen voldeed: oorspronkelijk ontworpen in 2014, licht aangepast voor Microsoft Teams en groot genoeg voor 120 deelnemers. Maar toen samenwerking op afstand standaard werd, werden de beperkingen van de ruimte al snel duidelijk. Vlekkerige audio, verouderde hardware en rigide lay-outs maakten hybride vergaderingen frustrerend en onbetrouwbaar. Er was dringend behoefte aan een toekomstbestendig, flexibel en gebruiksvriendelijk systeem.
Probleem
Ondanks de grootte en centrale ligging kampte het gemeentehuis met
:-
Onbetrouwbare audio en ongelijkmatige microfoondekking.
-
Beperkte flexibiliteit in de lay-out, ongeschikt voor dynamische vergadervormen.
-
Verouderde AV-infrastructuur, niet in staat om moderne hybride samenwerking te ondersteunen.
-
Complexiteit die voortdurende technische ondersteuning vereiste om zelfs basissessies te houden.
De uitdaging was om de ruimte te upgraden naar een hoogwaardige hybride vergaderruimte die betrouwbaar, intuïtief en aanpasbaar was aan verschillende vergaderstijlen - en dat alles zonder de gebruikers te overweldigen.
Oplossing
AVITdirect leidde een complete revisie van de ruimte, waarbij flexibiliteit en eenvoud centraal stonden. De belangrijkste hoogtepunten waren onder andere
Systeemarchitectuur
-
Q-SYS Core werd gekozen als ruggengraat van het systeem, waarbij AV en besturing werden samengevoegd in een uniforme, netwerkgebaseerde infrastructuur.
-
Netgear AV Line-switch zorgde voor een schone AV-over-IP-distributie en isoleerde het besturingsverkeer voor stabiliteit.
Audio-upgrades
-
Shure MXA910 plafondmicrofoons vervingen de oude handhelds en bieden discrete spraakopname en lift in de hele ruimte.
-
Geüpgradede zwanenhalsmicrofoons bleven voor sessies die directe spraakhelderheid vereisten.
Camera- en video-integratie
-
Q-SYS NC Series PTZ-camera's met audiopositietracking maakten automatische framing van sprekers mogelijk - ideaal voor deelnemers op afstand.
-
Vloeiende camera Overgangen voorkomen schokkende bewegingen tijdens vergaderingen.
Tools voor samenwerking
-
Crestron Flex UC engine maakte native Microsoft Teams integratie mogelijk.
-
BYOD-ondersteuning vergrootte de flexibiliteit voor niet-Microsoft workflows.
-
Barco ClickShare CX vergemakkelijkte het delen van content zonder kabels.
Installatie en documentatie
-
De infrastructuur werd gestript en opnieuw opgebouwd, inclusief:
-
Hertekenen van signaalpaden
-
Herlabelen en herconfigureren van bekabeling
-
Aangepaste afstemming van plafondmicrofoons voor meerdere lay-outs
-
-
Rigoureuze compatibiliteitstests zorgden voor soepele prestaties onder praktijkbelastingen.
-
Volledige documentatie (kabelschema's, UI mockups, etc.) werd gemaakt en overgedragen aan teams op locatie.
Resultaten
- Het project werd voltooid binnen 14 weken van ontwerp tot ingebruikname
- Het aantal reserveringen voor het stadhuis is met 40% gestegen
- Vergaderingen worden nu routinematig opgenomen en binnen enkele minuten intern gedeeld
- Het systeem wordt met vertrouwen gebruikt door zowel technische als niet-technische gebruikers
- De zaal beschikt nu over:
- Een aangepaste Q-SYS interface
- Live afstemming met echte gebruikers
- Redundante workflows voor opnemen en delen
Belangrijkste resultaten
Door betrouwbaarheid, flexibiliteit en eenvoud voorop te stellen, transformeerde het AVITdirect-team het ondermaats presterende stadhuis van Miller Insurance in een ultramoderne hybride samenwerkingsruimte. Het succes van de refit leidde ertoe dat de ondersteuning werd uitgebreid naar 33 extra ruimtes, waarbij AVITdirect werd ingeschakeld voor twee toekomstige installaties.
Het resultaat? Een oplossing die niet alleen werkt, maar ook wordt verwelkomd en waarop wordt vertrouwd.