Inleiding
Bracknell Forest Council wilde een van de bestaande raadzalen moderniseren door er een multifunctionele ruimte van te maken die geschikt is voor zowel interne bijeenkomsten als evenementen voor het publiek. De ruimte moest plaats bieden aan maximaal 40 deelnemers, met volledige geluidsdekking ter ondersteuning van inclusieve discussies in flexibele stoelopstellingen.
Gebruiksgemak was cruciaal. Het systeem moest integreren met Microsoft Teams om aan te sluiten bij bestaande workflows en intuïtief aanvoelen voor niet-technische gebruikers. Tegelijkertijd moest het live videostreaming, het opnemen van sessies en beveiligd contentbeheer voor gevoelige onderwerpen ondersteunen.
Probleem
De ruimte moest ondersteuning bieden:
-
Meerdere ruimte-indelingen zonder invloed op microfoondekking of gebruikerservaring
-
Duidelijke, betrouwbare audio voor alle deelnemers, ongeacht zitplaats of spreekpositie
-
Opnemen en streamen van sessies met inachtneming van privacy- en gegevensbeschermingsnormen
-
Een controlesysteem waarmee moderators discussies effectief en in realtime kunnen beheren
-
Naadloze integratie met Microsoft Teams, terwijl het open blijft staan voor platforms van derden zoals Zoom, Cisco WebEx en Google Meet.
De uitdaging was om dit alles te leveren via een enkele, uniforme interface die eenvoudig te bedienen was en waarvoor geen speciaal technisch personeel nodig was voor dagelijks gebruik.
Oplossing
Het AV-systeem werd opgebouwd rond een combinatie van Televic-, Crestron-, Epiphan- en Lightware-technologieën, gekozen voor hun compatibiliteit, flexibiliteit en uitzendklare functies.
De belangrijkste componenten waren:
-
40 Televic Confidea FLEX G4 draadloze conferentie-units, die audio van hoge kwaliteit leveren op stoelniveau. Elke deelnemer kon zijn microfoon activeren via een push-to-talk knop, waarbij de sprekeraanvragen naar de voorzitter werden geleid via het Confidea Control Centre en beheerd werden via de 5.2" touchscreen interface.
-
Een Crestron Flex MTR systeem, dat de controle hub en Teams Room interface vormde. Dit centraliseerde het beheer van alle AV-apparaten, waardoor moderators volledige controle hadden over audio, discussies en de status van de ruimte.
-
Epiphan Pearl-2 live productie hardware, geïntegreerd met Televic's T-Cam camera tracking. Dit liet automatische camerawisseling toe op basis van actieve sprekers en maakte video-opname en livestreaming naar platformen zoals YouTube mogelijk.
-
Een Lightware AV-over-IP distributiesysteem, dat video-inhoud routed tot vier LG schermen in de kamers, plus een overloopscherm in de lobby.
Extra functies inbegrepen:
-
BYOD-mogelijkheid, ondersteuning voor Zoom, WebEx en Google Meet.
-
AV routing gescheiden gehouden van het centrale netwerk van de gemeente om privacy en compliance te garanderen
-
Ondersteuning voor real-time video croppen en stream management, direct afgehandeld via het Epiphan platform
Resultaten
De verbeterde raadzaal ondersteunt nu zowel hybride als persoonlijke vergaderingen, met heldere, inclusieve audio en volledig beheerde videomogelijkheden. De combinatie van geautomatiseerde cameratracking en live streaming heeft de raad in staat gesteld om de deelname te verbreden en tegelijkertijd de privacy en veiligheid goed in de gaten te houden.
Raadsleden, personeel en organisatoren van evenementen profiteren van:
-
Een consistente, Teams-native interface
-
Snelle toegang tot het opnemen en delen van sessies
-
Eenvoudige BYOD-integratie voor externe presentatoren en gasten
-
Volledige controle over de sessiestroom vanuit één centrale interface
De ruimte wordt nu gebruikt voor interne vergaderingen, openbare evenementen en privéboekingen, ondersteund door een systeem dat zich aanpast aan verschillende behoeften zonder dat complexe herconfiguratie nodig is.