Introductie
Digital Health and Care Wales (DHCW) levert nationale technologie- en datadiensten voor NHS Wales, ter ondersteuning van klinische en administratieve teams. Als onderdeel van hun voortdurende modernisering wilde het DHCW vergaderruimtes upgraden om multidisciplinaire teams (MDT's) die in de hele organisatie samenwerken beter te ondersteunen. Het doel was om naadloze Microsoft Teams videoconferenties, digitale samenwerking en real-time contentdeling mogelijk te maken met een minimale inwerk- of omscholingsinspanning voor het personeel.
Probleem
DHCW moest het volgende aanpakken
:-
Het creëren van vergaderomgevingen die zowel deelnemers in persoon als deelnemers op afstand in gelijke mate ondersteunen.
-
Zorgen voor een intuïtieve, consistente ervaring die gebruik maakt van de bestaande bekendheid van het personeel met Microsoft Teams en Windows.
-
Flexibele samenwerkingsruimten bieden die kunnen worden aangepast aan verschillende vergadergroottes en -formaten.
-
Heldere audio en video leveren in verschillende ruimte-indelingen.
-
De complexiteit minimaliseren om training en verandermanagement te verminderen.
Oplossing
Er werden twee Microsoft Teams Rooms (MTR) omgevingen geïmplementeerd
:Belangrijkste onderdelen:
-
Draagbare 50" Microsoft Surface Hub 2S op een roaming Vision-standaard, die flexibiliteit biedt om naar behoefte samenwerkingspunten tussen ruimtes te verplaatsen.
-
Aan de muur gemonteerde 85" Microsoft Surface Hub 2S in de belangrijkste vergaderruimte ter ondersteuning van grotere groepssessies.
-
Logitech Rally camerasystemen met RightSight technologie voor dynamische kadrering en focus terwijl deelnemers bewegen.
-
Shure microfoon en DSP-systeem, ondersteund door een Dante-versterker, voor heldere audio in verschillende kamerindelingen.
-
Beide opstellingen maakten het mogelijk om gelijktijdig gedeelde content te bekijken voor deelnemers op afstand en in de ruimte, zonder dat van scherm hoefde te worden gewisseld.
Achtergrond ontwerp:
-
De consistentie van de interface op verschillende apparaten zorgde ervoor dat medewerkers die bekend waren met Microsoft Teams en Office 365 konden deelnemen aan vergaderingen en samenwerken zonder nieuwe workflows.
-
Draagbare systemen maakte een snelle herconfiguratie van ruimten mogelijk, afhankelijk van de grootte en het doel van de vergadering.
-
De oplossing ondersteunde een hybride werkcultuur waarin deelname op afstand geïntegreerd is en geen bijkomstigheid.
Resultaten
-
Snelle adoptie door teams dankzij vertrouwde Microsoft interfaces.
-
Deelnemers op afstand ervoeren duidelijke audio en video; gebruikers in de vergaderruimte kregen flexibele vergaderopties, van zittende presentaties tot staande samenwerking.
-
Het systeem is sindsdien uitgebreid om meer dan 40 vergaderruimten in het hele DHCW te ondersteunen.
-
De upgrade hielp de productiviteit op peil te houden en tegelijkertijd de evoluerende hybride workflows te ondersteunen.
Belangrijkste informatie
Door gebruik te maken van Microsoft Teams Rooms en Surface Hub-hardware creëerde DHCW een consistente, flexibele hybride samenwerkingsomgeving die voldoet aan de behoeften van diverse teams met minimale verstoring. Het intuïtieve ontwerp en de draagbaarheid van de oplossing stellen gebruikers in staat om effectief samen te werken, zowel persoonlijk als op afstand.
Feedback van klant
"We vonden het creëren van Microsoft Teams Rooms, met de Surface Hubs als centrale technologie zowel naadloos als een grote stap voorwaarts.
Het hele team is bekend met Windows en de Microsoft Teams-interface, dus ze kunnen snel deelnemen aan virtuele vergaderingen en hebben een geweldige ervaring, zowel in de ruimte als als deelnemer op afstand." - DHCW